Precisando se organizar e se planejar?

Iniciar um novo ciclo ou um novo projeto é como um espaço em branco que temos diante de nós: um campo cheio de possibilidades que nos enche de gratidão por estarmos vivos e com capacidades de criação, ao mesmo tempo em que nos desorientamos, muitas vezes, sem saber por onde e como começar.

Pensar em preencher este espaço da melhor forma possível, são os votos que compartilhamos com todos à nossa volta, bem como, tempo oportuno de renovação interna para realinhamento de nossos objetivos na busca de cumprir o nosso papel como filhos, irmãos, pais, líderes, cuidadores, educadores, médicos, empreendedores, artistas …

Vale pra vida!

Assim como o coaching e as práticas de desenvolvimento humano conseguem aplicar teorias e ferramentas para dissolver emaranhados psíquicos e realinhar a postura das pessoas com relação ao seu comportamento, existem também modelos e práticas que nos convidam a olhar e a mergulhar mais fundo em nossos projetos a fim de lançar nas redes de interação e comunicação, produtos e serviços que expressem o nosso olhar singular perante um assunto. Para tal, precisamos nos organizar para viabilizar e “materializar” essa ideia. Por mais que tudo já esteja “pronto” em nossa mente, sabemos o quão cada pequeno/grande projeto nos exige investir uma série de recursos como tempo, mão de obra, dinheiro.

O que precisa sair da gaveta?

Realizar e lançar algo, prevê um planejamento – precisamos conhecer que “lugar é esse” para então construir a estrada, encontrar a melhor via, o melhor meio para chegar no ponto de destino e entregar ao mundo a nossa ideia, vivenciá-la. É um processo lógico que segue um cronologismo.

Em nossa mente, tudo é possível e acontece em segundos. Mas viabilizar uma ideia exige tempo, criatividade, dedicação, muitas vezes, dinheiro e claro, planejamento: quem são as pessoas que participam desse projeto? Em quanto tempo ele será desenvolvido? Quais são os materiais necessários? Você consegue parcerias? Quais são as etapas e quem faz o quê?

Provavelmente você já ouviu que a ação de planejar um projeto pode ser associada a uma viagem: você começa a fazer pesquisas sobre o lugar, marcar hoteis, comprar passagens… uma série de ações antecipadas que vão te preparar para realizar uma ação futura. E isso por quê? Para evitar improvisos, melhorar o custo x benefício e claro, a sua experiência. E se você já teve perrengue em viagens, sabe muito bem que, mesmo tudo planejado, ainda assim estamos susceptíveis a acontecimentos inesperados que nos exigem muita criatividade e resiliência. Estar precavida(o) nestes cenários pode ser determinante para “salvar” o seu projeto; e é por isso que existem ferramentas e hacks que nos propõem imaginar diferentes situações para estar preparada (o) para tirar as pedras do caminho.

Linha motora do projeto: o planejamento

Um evento é um acontecimento. Para além de uma festa, um churrasco, um aniversário, evento é também o produto final do seu projeto, que seja aí o lançamento de um portal ou curso, a publicação de um livro, uma aula, um show, etc. Todos esses processos, envolvem à sua maneira, um nível de planejamento até que se chegue na etapa “final” de entrega, compartilhamento, publicização, usufruto.

O planejamento é o core de um projeto. É com ele que o sucesso gosta de andar – considerando sucesso não só a realização do evento, mas todo o processo até o momento da pós-produção ou conclusão do projeto.

Antes de compartilhar um passo-a-passo, gostaria de te convidar a imaginar uma viagem que você queira muito fazer. O que você precisa fazer antes de realizar essa viagem? O que, geralmente, você costuma fazer durante essa viagem? E depois da viagem, como se sente?

Com isso em mente, reorganize as palavras abaixo na ordem que faça sentido para você utilizar esse modelo para planejar essa sua viagem:

Diagnóstico: momento de conhecer o território.

Ideia: pra onde eu vou?

Objetivos: por quê fazer essa viagem? quais impactos você quer gerar com essa viagem?

Briefing: como você vai? Com quem ou sozinha/o? Quando? Por quanto tempo?

Aprendizado: o que deu de errado e o que funcionou muito bem?

Controle: orçamento, gestão dos recursos, checks.

Execução: plano de ação. Quais providências tomar?

Registro: criar memórias. Registro dos lugares que visitei.

Como ficou a sua ordem? (Se sentir à vontade em compartilhar, use o espaço dos comentários.)

O negócio é: vá construindo seu projeto seguindo o que lhe parecer mais lógico. Acredito que, o simples fato de respeitarmos a nossa forma de pensar e processar informação, já nos dá um impulso maior para desenvolver esse processo extraindo ao máximo a nossa capacidade criativa. Importante ter em mente que, quanto mais pessoas participam na construção de um projeto, mais complexo é o processo, mas também, muito mais rico e diverso.

Mini-guia para te ajudar a planejar

Abaixo, compartilho com vocês um esquema que me parece mais lógico. Na verdade eu vou e volto em cada item… não sigo uma ordem linear. Sugiro também algumas ferramentas úteis para potencializar a diversidade, para amenizar os riscos e para ousar encontrar ideias inovadoras para o sucesso do seu projeto sócio-cultural ou mesmo pessoal:

1. Ideia: o que fazer? Sobre o que falar? Para responder a essas questões, comece se perguntando: o que te motiva? Qual a sua habilidade? O que quer desenvolver/promover? O que a comunidade precisa? O que você quer provocar/oferecer para as pessoas?

Para te ajudar a ter ideias:

• lista da vida: liste tudo o que queira vivenciar e realizar em sua vida;
• resolva um problema: pesquise sobre demandas e problemas que comunidades ou um grupo de pessoas enfrentam e encontre, a partir disso, uma solução/proposta para ajudar a resolver ou minimizar o problema;
• ideias em fluxo, o brainstorming: ligue o som com uma música que te ajude a encontrar um estado para fluição das ideias e anote, sem se importar se fazem sentido ou não, todas as palavras/ideias que forem surgindo na sua mente. Depois, agrupe todas as palavras em conjuntos semelhantes e e crie filtros até chegar em uma ideia que lhe pareça relevante.

2. Briefing inicial: descreva, resumidamente, o que é o seu projeto/a sua ideia. Esse texto deve responder às famosas perguntas balizadoras 3QCPO (o quê, quem/com quem/pra quem, quando, como, por quê e onde), não necessariamente nessa ordem. Esse texto deve ser útil para se compreender todo o projeto. É uma síntese.

• mapas mentais: ajudam a organizar as ideias e os elementos imprescindíveis para constar no briefing. Não há regra! Faça da forma que lhe seja mais orgânica: papel, canetas coloridas, ou post its, desenhos, etc.

3. Diagnóstico: analise o contexto, explore o território. Pesquise sobre riscos, ameaças e oportunidades. Se questione: o momento é/está favorável para desenvolver minha ideia?

• SWOT/FOFA: já bem difundida mas nem sempre aplicada. A ferramenta data dos anos 60 e 70, como resultado de pesquisa de dois estudantes norte-americanos. A ideia é resumir as informações em uma matriz para fácil visualização/percepção das ideias levantadas com referência às Forças e Fraquezas do ambiente interno (Strenghts/Weaknesses) e às Ameaças e Oportunidades do ambiente externo (Opportunities/Threats).

4. Objetivos: quais mudanças você quer gerar/provocar com o seu projeto? Quais problemas seu projeto visa sanar/amenizar? Quais os benefícios e vantagens com a sua realização?

• Árvores de problemas e objetivos: integra uma metodologia chamada PRINCE2. Árvore de problemas: Cria-se uma representação gráfica de uma árvore com a situação-problema (tronco), suas principais causas (raízes) e os impactos negativos (folhas). Árvore de objetivos: o objetivo central do projeto é o tronco, as ráizes sãos os meios para alcançar esses objetivos e os galhos e folhas os benefícios gerados para o público-alvo.

Dicas

• Sempre inicie as frases com um verbo de ação no infinito. Ex.: oferecer, proporcionar, gerar, descobrir…
• Esses objetivos precisam ser: claros, específicos, alcançáveis e realistas.

5. Execução: é chegada a hora de responder o “como”, de forma mais detalhada. Cria-se um plano de ação com as tarefas organizadas em ordem de execução cronológica. Muitas dessas tarefas são as “metas”, ou seja, ações que precisam ser feitas para alcançar os objetivos propostos.

• Cronograma: pode ser criado no excell ou até mesmo baixar modelos da internet ou aplicativos para este fim. Eu uso muito o asana, até mesmo para gerenciar minhas tarefas pessoais/profissionais. Outros apps bem úteis para gerir tarefas, prazos e funções: trello, slack, wunderlist, todoist, google agenda, klist e um app brasileiro, bem completo para planejamento, o scopi.

6. Controle Não é tanto uma fase do projeto mas uma ação constante que deve acompanhar todo o plano de ação. É, portanto, imprescindível fazer a gestão do orçamento e de todos os recursos humanos e temporais.

O que pode ser útil nessa fase:

• Planilhas de controle financeiro: controle orçamentário, fluxo de caixa, etc. Para lidar com assuntos de ordem fiscal e legal, a presença de um contador é sempre bem-vinda para garantir a transparência.
• Reuniões com a equipe para motivação, interação, exposição de ideias e críticas, acompanhamento, esclarecimentos, etc.

7. Registro Registre o processo de criação, mesmo que pareça não fazer sentido fotografar ou filmar o momento. Desenvolva o hábito de criar memórias. Além de serem materiais comprovativos, servem de histórico para rememorar acontecimentos que poderia ser esquecidos.

Ferramentas de foto e vídeo:

• Câmera de smartphones e filtros (efeitos) que valorizem a ideia/a identidade criativa do projeto;
• Drones: imagens aéreas captam ângulos únicos e por isso cenas, muitas vezes, bem impactantes que valorizam bastante a qualidade e o resultado final para compôr um histórico em foto ou vídeo.
• Go pro: câmeras de alta qualidade feitas para uso semi profissional indicadas para o público esportista e aventureiro. Equipamentos bastante úteis e versáteis para serem explorados também no meio cultural, de artes cênicas e performativas.
• Aplicativos de edição de foto e/ou vídeo: eu uso muito o fotoor para editar fotos; o clipchamp para editar vídeos simples e o première para produções mais personalizadas.

8. Aprendizado: depois de finalizado o seu projeto, é importante avaliar e conhecer também as percepções gerais de outras pessoas, que, de alguma forma, foram impactadas pelo projeto ou participaram dele (stakeholders).

Como fazer isso:

• Diário: registre uma solução que deu muito certo e principalmente o que deu de errado.
• Avaliação/questionários: crie oportunidades para que todas as pessoas envolvidas com o seu projeto, possam compartilhar o nível de satisfação delas. Esteja aberta/o a críticas. Analise essas informações e as utilize para melhorar em oportunidades futuras.
• Relatórios: crie um relatório ponderando o resultado final desta análise da percepção das pessoas. Os resultados foram obtidos? Metas cumpridas?

Enfim

O planejamento nos esclarece o caminho que vamos percorrer. Não é bola de cristal ou futurologia mas resultado da imaginação somada ao conhecimento, à pesquisa, à disciplina, à dedicação, à criatividade e à confiança compartilhada. Deu algo de errado? Tome como aprendizado e faça diferente da próxima vez. A prática é a nossa maior professora!

Desejo sucesso em seus projetos. Feliz realizações em 2021!